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QUALIOPI, la certification qualité des organismes de formation

Depuis le 1er janvier 2022, les organismes de formation qui souhaitent bénéficier des financements de la formation professionnelle ont l’obligation de se faire certifier. Cela touche bien évidemment les organismes spécialisés dans les métiers du sport. Partons à la découverte de cette nouvelle démarche qualité.

DataDock à Qualiopi, une évolution significative

Sous le nom de QUALIOPI se cache le nouveau référentiel national qualité mis en œuvre dans le cadre de la loi de 2018 « liberté de choisir son avenir professionnel », c’est un réel changement de logique pour les organismes de formation par rapport au dispositif du Datadock. Un changement voulu par le gouvernement pour améliorer encore la qualité de prestation des fournisseurs de formation, qui, réforme après réforme, ont vu leur cahier des charges « qualité » enfler. Bien évidemment, l’amélioration de la qualité n’est pas critiquable en soi et relève d’un cercle vertueux souhaitable, mais pour les professionnels de la formation, le niveau d’exigence demandé par Qualiopi nécessite une mise à niveau complète de tous leurs process. Il faut bien le reconnaître, le Datadock était basé sur une démarche déclarative avec d’éventuels contrôles a posteriori. Pour Qualiopi, la démarche se réalise en amont avec un audit physique, on passe donc d’une capacité à décrire son savoir-faire à distance pour le Datadock à un audit physique poussé au cours duquel l’organisme de formation doit prouver qu’il sait faire et surtout qu’il fait. Toute la chaîne de production de la formation est concernée et susceptible d’être auditée.

7 critères déclinés en 32 indicateurs

Par rapport au Datadock, 15 indicateurs vont demander une sérieuse mise à niveau des organismes de formation, les autres étant dans la lignée de ce qui était demandé précédemment, avec une différence liée aux modalités de récolte des preuves liée à l’audit physique. Deux décrets ont établi les règles du Référentiel National Qualité, cela signifie que c’est le gouvernement qui a fixé les objectifs qualité de ce référentiel. Les sept critères correspondent à sept champs d’investigation que nous allons décrypter ci-dessous :

Critère 1 de Qualiopi : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;

Décryptage :  Avec ce critère, le gouvernement a souhaité engager les organismes de formation à la transparence. Affichage public de toutes les informations nécessaires à la bonne compréhension des actions de formation, avec en particulier la mention obligatoire du coût. C’est également l’obligation de communiquer sur ses résultats (taux d’obtention, taux de satisfaction, taux de rupture, …)

Critère 2 de Qualiopi : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;

Décryptage : Dans ce critère, les organismes de formation doivent démontrer qu’ils possèdent l’ingénierie de formation en amont avec la maîtrise de tout le processus pédagogique qui passe par les contenus, les déroulés et planning, l’évaluation et les possibilités d’adaptation prévues.

Critère 3 de Qualiopi : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;

Décryptage : Ici, il s’agit de la mise en œuvre des actions de formation et l’organisme doit démontrer sa capacité à organiser la formation avec toutes les ressources nécessaires, que ce soit en termes de matériel pédagogique, de locaux ou encore de ressources humaines.

Critère 4 de Qualiopi : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;

Décryptage : Ce critère concerne véritablement la mise en œuvre des actions de formation. L’organisme doit démontrer qu’il dispose de toutes les ressources techniques, pédagogiques et humaines pour mener à bien les actions de formation et assurer le suivi de ses stagiaires.

Critère 5 de Qualiopi : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;

Décryptage : L’organisme de formation doit ici démontrer sa gestion organisée des ressources humaines, aussi bien en matière de recrutement, que d’évaluation des compétences ou encore de sa mise en œuvre d’un plan de formation pour ses salariés.

Critère 6 de Qualiopi : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;

Décryptage : Dans ce critère, l’organisme de formation doit fournir la preuve qu’il exerce une veille active, qu’elle soit dans le champ réglementaire de la formation professionnelle, dans le cadre des métiers concernés par la formation, ou encore en matière pédagogique et technologique. C’est aussi la prise en compte opérationnelle des personnes en situation de handicap, le travail collaboratif avec ses partenaires économiques.

Critère 7 de Qualiopi : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Décryptage : Le critère 7 symbolise la politique qualité de l’organisme de formation, il doit démontrer sa capacité à collecter les appréciations de toutes les parties prenantes de l’action de formation et surtout mettre en œuvre des stratégies d’analyse et d’amélioration continue.

32 opérateurs agréés à réaliser ces audits

Pour obtenir le référentiel national qualité Qualiopi, les organismes de formation doivent formuler leur demande auprès de l’un des organismes certificateurs référencés par le gouvernement (par exemple AFNOR Certification, Bureau Veritas Certification, …). C’est le ministère du Travail qui diffuse la liste des organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation), la liste est régulièrement mise à jour sur le site du ministère. Il est important de bien comparer les propositions qui peuvent avoir des écarts de prix important et porter sur des modalités différentes. Car la certification est réalisée à partir d’un audit initial dont la durée dépend de plusieurs paramètres (taille de la structure, monosite ou multisites, apprentissage ou pas, …). C’est ce premier audit qui permet d’obtenir (ou non) la certification. Ensuite, dix-huit mois après, doit se tenir un audit de surveillance, en réalité, il doit être réalisé entre le 14ème et le 22ème mois. Le processus s’achève à la fin de la troisième année par un audit de renouvellement. Cela signifie que tous les dix-huit mois environ, les organismes de formation remettent leur titre Qualiopi en jeu, et c’est bien là que réside l’exigence de ce référentiel qualité. Pour continuer à être certifiés, les organismes doivent réellement mettre en œuvre tous les outils déployés, car plus que les outils ou méthodes, ce sont les éléments factuels et opérationnels qui sont audités.

Près de 28 000 organismes engagés dans Qualiopi au 1er octobre 2021

27 898 exactement, c’est le nombre d’organismes de formation engagés dans la démarche Qualiopi (déjà certifié ou en cours). Le marché global représente 106 625 organismes de formation disposant d’un numéro de déclaration, mais beaucoup sont peu actifs ou ne souhaitent pas bénéficier des financements de la formation professionnelle et n’iront donc pas sur la démarche Qualiopi. Un chiffre est plus significatif : 46 874, c’est le nombre d’organismes qui étaient Datadockés. Si l’on considère ce chiffre, cela signifie que près de 20 000 organismes n’avaient pas encore réalisé leur certification au 1er octobre 2021.

Guillaume Schroll