Il n’y a plus de papier toilette au club.
Et Natacha vient de casser sa clé de casier dans la serrure, il faut l’aider à l’ouvrir pour récupérer ses affaires.
Le problème c’est que vous avez un coaching qui démarre dans 10 minutes, et que vous aviez tout juste le temps de faire l’inscription de Martine, qui vient de faire une séance d’essai de stretching avec vous juste avant.
Mais Martine est compréhensive, elle repassera peut-être cet aprè-midi, avec une amie.
En réalité, cet après-midi, ça ne vous arrange pas vraiment, car vous aviez prévu d’avancer sur la mise à jour de votre site internet, ce que vous repoussez depuis des semaines déjà.
Et vous savez que vous devez vraiment le faire, car un nouveau concurrent arrive bientôt.
Sans parler des publications Facebook que vous n’avez pas encore programmées cette semaine, et de la chorégraphie à changer pour ce soir, car Bénédicte en a marre de celle-là.
Epuisant.
Depuis plus de 3 ans, ce sont les journées qui me sont décrites par les dirigeants que je rencontre dans le cadre de mes coachings à la Fitness Académie, lorsque nous discutons pour la 1ère fois ensemble.
Des journées de 8, 10 ou 12H par jour, des dizaines de cours et de coachings par semaine, sans compter les remplacements….et sans compter non plus les plannings à faire, le ménage, l’administratif, ou l’achat du papier toilettes, puisque personne n’a signalé que c’était le dernier rouleau.
Le rouleau? Enormément de dirigeant m’ont confié être presque au bout, entre fatigue, stress et tout ce qu’il y a à faire.
On pourrait alors imaginer qu’en travaillant 12H par jour, le niveau de rémunération est confortable, et que le travail paie?
Que nenni.
Pour la plupart de ces gérants, l’argent n’est pas au rendez-vous, les résultats de leur entreprise sont faibles, tout comme leur rémunération.
Si rémunération il y a.
La trésorerie est mince, les mois ne sont pas toujours rentables, et le bilan à la fin de l’année n’est pas fameux.
Et surtout, c’est pareil chaque année.
Ils se sentent comme un hamster dans une roue, à dépenser beaucoup d’énergie en restant toujours au même point.
Finalement, la somme de leurs actions, de leurs heures de travail, ne crée pas beaucoup d’argent.
Mais alors, où se trouve l’argent? Dans quelles actions?
L’objectif de cet article est de vous aider à faire le lien entre les tâches que vous réalisez aujourd’hui et les résultats que vous obtenez actuellement.
Puis de les faire évoluer à partir de la situation actuelle dans laquelle vous êtes, vers votre situation idéale, en fonction de vos objectifs, et de dessiner votre organisation idéale.
Si ce sujet vous passionne et que vous désirez l’approfondir, je vous recommande vivement le livre de Cédric Roptin qui traite de ce sujet: « Fitness, Argent, Succès: Comment gagner plus d’argent et être heureux grâce à son club, tout en y travaillant moins. » Editions Même pas peur.
Voici 3 types de tâches qui peuvent composer vos journées:
Les tâches dites de « flottaison » :
Ce sont toutes les tâches qui permettent au navire de rester à flot: celui-ci n’avance pas, mais au moins, il ne coule pas.
Il s’agit de l’ensemble des actions qui permettent de délivrer le service:
Ouverture/Fermeture, cours, coachings, administratif, ménage, publications sur les réseaux sociaux, etc
Ces tâches sont obligatoires, nécessaires au bon fonctionnement du club, mais ont une faible valeur ajoutée.
Les tâches dites de « motricité » :
Ce sont les tâches productives qui permettent de faire avancer le bateau.
Avec une valeur ajoutée plus importante, ces actions permettent de faire progresser le club, et de produire de l’argent.
Il s’agit ici, de toutes les actions commerciales notamment, c’est-à-dire la vente, les relances téléphoniques, ainsi que toutes les tâches de prospection (online et offline, publicités Facebook, etc).
Les tâches dites de « stratégie » :
C’est la vigie!
C’est le capitaine et son équipage qui se demandent où ils doivent aller. Sans cela, ils voguent au hasard.
Les tâches stratégiques regroupent entre autres, toutes les actions qui permettent de développer le club, d’augmenter le chiffre d’affaires ainsi que sa rentabilité.
Définir les objectifs, analyser les chiffres et en déduire un plan d’action, créer de nouveaux services, de nouvelles ventes additionnelles, travailler sur son image de marque…
Mais aussi travailler sur les difficultés actuelles rencontrées par l’entreprise afin d’ élaborer une solution concrète: recrutement, optimisation du staff dans chaque service, anticipation des risques, etc.
Ce sont les tâches à plus haute valeur ajoutée qui doivent être présentes chaque semaine dans votre emploi du temps.
Elles doivent être également liées à la vision de l’entrepreneur que vous êtes, et à votre ambition personnelle, comme par exemple agrandir votre club, en développer un autre, devenir franchiseur …
C’est donc la stratégie qui amène l’argent.
En ayant compris de quoi sont composées vos journées, vous pourrez comprendre quel type de gérant vous êtes.
En peut en identifier 3:
L’homme orchestre:
Il fait tout lui-même: du ménage en passant par les cours et les coachings, il joue de plusieurs instruments à la fois.
Il délègue très peu, souvent en pensant qu’il est le plus à-même de bien faire les choses, puisque c’est lui le créateur du club.
Le gérant Manager:
Il est moins dans la technique et coordonne le travail des collaborateurs.
Il met les meilleurs éléments à la bonne place, et optimise les talents de chacun.
Il se pose les bonnes questions comme:
Comment améliorer le taux de transformation des équipes?
Quelles formations leur faire suivre?
Comment mettre en place une prospection permanente efficace?
Comment être plus visible et obtenir davantage de contacts?
Que mettre en place pour réduire les résiliations?
Il élabore un plan d’action et des actions concrètes, planifiées à l’avance puis contrôlées.
Le chef d’orchestre:
Il ne travaille plus dans l’opérationnel et n’est parfois même plus du tout présent dans le club.
Ses actions sont essentiellement concentrées sur la stratégie et le développement de son business.
Il s’appuie sur les meilleurs talents et les recherche en permanence.
Il se concentre sur la direction qu’il souhaite donner à l’entreprise, sa vision à moyen et long terme, tout en ayant à l’esprit de la revendre un jour.
Après avoir identifié les 3 types de tâches et les différents modèles de dirigeants, force est de constater qu’il est impossible d’être partout et de tout faire, parfaitement.
La délégation devient donc une évidence, que ce soit auprès des collaborateurs en place ou en externalisant la compétence à une entreprise spécialisée.
Voici plusieurs situations qui doivent vous aider à prendre la décision de déléguer une tâche:
- Quand vous êtes débordé et que votre vie en pâtit: nombre d’heures monstrueux, fatigue physique et mentale, stress, blessures, etc.
- Quand vous n’êtes pas bon dans la compétence nécessaire: Soyez honnête et prenez du recul! Etes-vous vraiment le meilleur vendeur de votre club? Etes-vous le meilleur au téléphone? Faîtes-vous vraiment les plus beaux visuels sur les réseaux sociaux?
- Lorsque ça vous coûte de l’argent de le faire vous-même: pendant que vous faîtes le ménage pour économiser un agent d’entretien (environ 15€ de l’heure), vous n’êtes pas en train de vendre un abonnement ou faire des relances téléphoniques qui vous rapporteront 500€ à chaque vente. Et pendant que vous vendez un abonnement, vous ne travaillez pas sur un plan de prospection annuel qui vous rapportera des centaines de milliers d’euros par an…
- Quand vous former prend trop de temps.
Si je vous raconte mon expérience personnelle, je me suis formée plusieurs fois au paramétrage des publicités Facebook….sauf que c’est complexe, et que ça change tout le temps! En plus, ce n’était pas intuitif pour moi, je n’aimais pas du tout ça, et mes publicités finissaient par être refusées.
J’ai donc pris la décision de l’externaliser auprès d’une société qui fait cela toute la journée, et qui était hyper compétente dans ce domaine.
Le maître-mot, c’est donc DE-LE-GUER!
En interne auprès de vos collaborateurs ou en externe, entourez-vous des meilleurs!
Utilisez les meilleurs compétences de vos collaborateurs (certains d’entre eux se feraient un immense plaisir de s’occuper de vos réseaux sociaux), recrutez les meilleurs pépites, formez et faîtes confiance.
Travaillez avec les meilleurs professionnels!
Externaliser une compétence que vous ne maitrisez pas vous rapportera beaucoup plus que de continuer à faire ce que vous faîtes, sans résultats.
Maintenant que nous avons analysé les différents types de tâches qui peuvent constituer vos journées, voici un plan en 4 étapes qui va vous permettre de parfaire votre organisation idéale:
Tout d’abord, voici dans le schéma ci-dessous, toutes les tâches à réaliser dans un club:
Voici 4 étapes pour trouver votre organisation idéale:
1- Dans le schéma ci-dessus, mettez le prénom de la personne qui s’occupe de chaque tâche. Et si le vôtre revient trop souvent, vous devez encore déléguer!
2- A partir de ce schéma, réalisez votre propre fiche de poste et listez toutes les actions que vous réalisez vous-même.
3- Réalisez votre planning comme à l’école! En effet, à l’école, l’emploi du temps est millimétré: maths de 8H à 10H, anglais de 10H à 12H, etc….imposez-vous de faire la même chose dans votre semaine dans un tableau Excel, ou tout autre logiciel qui vous conviendra. Et surtout, imposez-vous de le respecter!
4 – Réévaluez en permanence. Si vous voyez à l’usage qu’une tâche prend toujours plus de temps que prévu, adaptez votre planning pour qu’il soit plus réalisable la semaine d’après.
Enfin, prévoyez des moments hors du club, au calme, pour travailler sur votre stratégie, sur l’évolution de votre club à court, moyen et long terme, car personne ne le fera à votre place.
Ne soyez plus le hamster dans sa roue et concentrez votre énergie sur les tâches à plus haute valeur ajoutée.
Ca ne se fera pas en un jour.
Mais la somme des efforts répétés pour y arriver, semaine après semaine, vous permettra d’avoir des journées complètement différentes dans quelques temps.
Julie BORD
