Le virement SEPA : mode d’emploi

Le virement SEPA : mode d’emploi

Un nouveau système de prélèvement automatique et de virement est obligatoire depuis février 2014, le SEPA (Single Euro Payments Area), est l’unique moyen de paiement en euros, commun à l’ensemble des pays européens. Grâce à ce nouveau moyen de paiement européen, les consommateurs, les entreprises, les commerçants et les administrations peuvent effectuer des paiements dans les mêmes conditions partout dans l’espace européen, aussi facilement que dans leur pays. Voici quelques informations et un petit mode d’emploi concernant les prélèvements automatiques à l’attention de notre secteur d’activité.

Les changements par rapport au système actuel :

Attention les informations qui vont suivre sont à vérifier et valider par vos différents conseillers. Elles ne vous sont transmises qu’à titre indicatif et n’ont de valeur que si confirmées.

 Le mandat SEPA

Ce document remplace l’ancienne autorisation de prélèvement. Comme elle, il doit être signé par le client mais le centre n’a pas à lui laisser un double et il n’a pas non plus besoin de l’envoyer à la banque du client ou à sa propre banque. Il doit s’assurer que son numéro d’identification appelé « RUM » (Référence unique de mandat) est unique, qu’il a un suivi des modifications qui peuvent être apportées et il doit simplement le conserver signé en cas de réclamation d’un de ces clients. Il comporte des mentions obligatoires, tout comme les documents suivants. 

Lettre d’information de passage au SEPA

Le centre doit faire une lettre (courrier postal, e-mail ou autre) à tous ses clients en prélèvement automatique pour les informer de son souhait de passer au prélèvement SEPA, en précisant :

–       Le numéro de « RUM » du client (Référence unique de mandat) qui est, bien sûr, différent pour chaque client.

–       Le numéro « ICS » du centre (Identifiant créancier SEPA).

–       Une phrase indiquant son souhait de passer au prélèvement SEPA en ajoutant, par exemple, qu’« En l’absence d’instruction contraire de votre part le délai d’information préalable sera de six jours, et vous autorisez (A) « Nom du centre » à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de « Nom du centre« . Vous bénéficiez du droit d’être remboursé par votre banque selon les conditions décrites dans la convention que vous avez passée avec elle. Une demande de remboursement doit être présentée dans les huit semaines suivant la date de débit de votre compte pour un prélèvement autorisé. Votre échéancier SEPA sera disponible sur simple demande auprès de l’accueil de votre centre et sur notre site Internet sur votre compte client personnel. »

–       Si le centre possède un site, le lien d’accès à celui-ci ainsi que l’identifiant et le mot de passe permettant au client de visualiser à tout moment son échéancier SEPA sur son compte ou sur une application Smartphone.

Contrat et conditions générales de vente

Sur chacun de ces documents, comme sur la lettre d’information et le mandat SEPA, le centre doit donc faire figurer un nouveau paragraphe sur le prélèvement SEPA avec les informations nécessaires.

Exemple : « En signant le contrat proposé et le mandat SEPA, vous autorisez (A) « Nom du centre » à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de « Nom du centre« . Vous bénéficiez du droit d’être remboursé par votre banque selon les conditions décrites dans la convention que vous avez passée avec elle. Une demande de remboursement doit être présentée dans les huit semaines suivant la date de débit de votre compte pour un prélèvement autorisé. Le délai d’information préalable normalement de 14 jours est passé à six jours. »

Les chiffres clefs du SEPA

14 jours :

C’est le délai que le centre a pour prévenir chaque client d’un prochain prélèvement, cela doit être fait pour chaque prélèvement (y compris les représentations des impayés). Les centres devront mettre à disposition un échéancier des prélèvements SEPA, et faire en sorte que le client le reçoive et/ou qu’il puisse le consulter dans le centre sur demande et/ou sur son compte personnel sur Internet ou sur l’application Smartphone du centre.

Dans le cas d’une application Smartphone ou d’une solution permettant aux clients d’accéder à ces informations par Internet, chaque prochain prélèvement figurera en temps réel sur l’échéancier, y compris les représentations des impayés ou une nouvelle échéance pour un nouvel achat ou pour de la facturation au passage (certains concepteurs de logiciel ont déjà des solutions de ce type).

Pour les centres qui ont des prestations annuelles, ils pourront joindre l’échéancier avec le contrat lors du renouvellement de l’abonnement.

Les centres pourront réduire le délai légal de prévention du client par contrat et le passer de 14 jours à six jours, par exemple. Cela permettra de gérer plus facilement les impayés et surtout de ne pas attendre 14 jours en cas de représentation de l’échéance.

Les centres devront modifier un certain nombre de documents qu’ils ont l’habitude d’utiliser : contrat d’abonnement, conditions générales de ventes, information transmise dans la lettre de prévention de changement de mode de prélèvement. Le centre a l’obligation d’envoyer cette lettre à tous les anciens clients déjà en prélèvement automatique.

8 semaines :

C’est le délai que le client a pour réclamer une somme prélevée, sans qu’il ait besoin de donner un motif, le système ayant été fait pour protéger le consommateur européen. L’argent sera directement récupéré par sa banque qui va passer par celle du centre (la vôtre), qui ne pourra qu’avertir le centre du retrait de la somme.

13 mois :

C’est le délai pendant lequel le client peut réclamer la ou les somme(s) prélevée(s) avec comme motifs possibles : l’absence de mandat SEPA ou l’absence de suivi des modifications des informations du mandat SEPA ou, pour les anciens clients, l’absence d’autorisation de prélèvement signée et/ou l’absence de la copie de la lettre de prévention de changement de mode de prélèvement que le centre devra conserver. Le centre devra d’ailleurs conserver tous ces documents car, dans le cas d’une réclamation d’un client, la banque du centre va informer le centre de la démarche du client (c’est une obligation pour elle). Le centre aura alors sept jours pour lui fournir les éléments afin qu’elle puisse, à son tour, les fournir à la banque du client. Si ce n’est pas fait dans le délai, l’argent sera directement récupéré par la banque du client en passant par celle du centre qui ne pourra qu’avertir le centre du retrait de la somme et, sûrement, lui prendre des frais en plus.

De quoi devrait être fait le futur en matière de gestion du prélèvement automatique ?

Des éditeurs de logiciel ont sûrement déjà prévu la version de demain qui, pour être exceptionnelle, devra être complètement automatisée !

Cette version du futur devra permettre de faire tous les prélèvements automatiques et, bien sûr, de gérer les fichiers de retour d’impayés sans qu’aucune intervention ne soit menée par le personnel du centre. Elle devra être en mesure de donner la possibilité à une personne habilitée, de contrôler et de modifier les informations et les prélèvements tout au long des différentes étapes du processus.

Les étapes primordiales que cette version devra au minimum gérer sont les suivantes :

Étape 1 : gérer le mandat SEPA. Elle devra générer un numéro de RUM automatiquement, créer le mandat SEPA, le stocker ainsi que les modifications apportées tout au long de la vie de ce mandat pour chaque client.

Étape 2 : gérer la création des fichiers de prélèvements. Elle devra permettre de créer automatiquement les fichiers de prélèvement SEPA x jours avant chaque date de prélèvement, suivant un planning établi lors de la configuration en tenant compte des dates souhaitées de prélèvement et des dates de représentation des impayés.

Étape 3 : gérer le transfert des fichiers. Elle devra permettre que les fichiers générés soient automatiquement envoyés à la banque en utilisant le protocole EBICS, toujours sans aucune intervention du personnel du centre.

Étape 4 : gérer les impayés. Il faudra que cette version récupère automatiquement, et de préférence de façon journalière, les fichiers de retour d’impayés SEPA qu’elle traitera toujours sans intervention du personnel du centre, par rapport à des règles créées selon les raisons des retours (ces règles auront été définies par l’administrateur du centre au moment de la configuration du système). Cela permettrait de représenter certains impayés en ajoutant ou pas des frais bancaires, de bloquer les abonnements de certains clients, de créer des messages d’alerte pour les employés et d’informer le client de la situation, et ceci, toujours de façon automatique.

Sans jamais perdre de vue que le responsable du processus devra être tenu informé à chaque étape, tout en lui donnant la possibilité d’intervenir manuellement à tout moment et de n’importe quel endroit.

Un fonctionnement pareil serait exceptionnel… Et si le futur était déjà au bout de vos doigts et que cette version était déjà disponible chez votre éditeur de logiciel…